PRO-CESS
En enkel process för att utveckla processer. Hur ofta stöter man inte på begreppet "processer" i dag. Det är dock inte alla som haft tillfälle eller anledning att använda processer som ett hjälpmedel. Vi har tagit fram en process som är tänkt att vara till hjälp när man vill starta ett processarbete.
Här presenteras en sammanfattning av PRO- CESS.
graphic
Förenklad översiktsbild över processen.

Syftet med PRO-CESS är:
    • Att underlätta arbetet med att etablera en process
      Inom en verksamhet där man upplever att det inte finns tillräckligt med ordning eller det finns skäl att förändra eller förbättra en verksamhet på grund av ändrade förutsättningar.
    • Kartlägga och förstå hur man jobbar i dag för att lättare kunna gå vidare mot "framtiden"
      I samband med förändringar i arbetssätt blir det ofta uppenbart att man faktiskt inte vet hur man jobbar. Om det skall ändras behöver man veta: från vad till vad? Med hjälp av denna process får man stöd i arbetet med att beskriva det rådande arbetssättet. Utifrån "nulägesbeskrivningen" går det lättare att ändra och förbättra hur olika delar av organisationen samverkar.
Ambitionen är att denna process skall vara enkel och så långt möjligt upplevas självklar, den är att betrakta som ett stöd och inte som ett regelverk. Processen är utformad i 5 steg eller faser där vart och ett har ett antal handgripliga aktiviteter som successivt stöder arbetet fram till den egna processen. Utgångspunkten har varit teknik- eller produktutveckling, metoden är dock generell varför den kan appliceras inom andra verksamhetsområden.
Det är ett medvetet val att inte gå ner i alla detaljer, avsikten är att vara ett stödjande ramverk vid framtagning av det arbetssätt som passar bäst för resp. organisation eller verksamhet.
Processen är uppbyggd runt 5 faser som successivt var och en leder fram till en ensad process och oändlig cirkel av aktiviteter. Denna cirkel rundas många gånger och detta är en av finesserna med processen, den tar aldrig slut. Tanken är att genom upprepa samma cirkel om och om igen skapas förutsättningar för kontinuerliga förbättringar där alla inblandade snart blir säkra på hur förändringarna skall genomföras. Den bärande tanken är att det blir lättare att trimma effektiviteten i organisationen genom att förändringar är en ständigt återkommande aktivitet.
    • Fas1/Start
      Utarbetar förutsättningar för projektet. Ambitionen skall vara helheten eller förtaget och dess behov externt och internt. Arbetet inom fasen görs av personer som är väl insatta i den totala verksamheten och som har behov eller inflytande på eller från resultat för den del av verksamheten som skall "modelleras". Här ingår framtagning av vilka strategier för hur arbetet skall bedrivas samt vilka mål som projektet skall ha. Fasen tar fram vilken omfattning och vilka avgränsningar som skall gälla för projektet och dess resultat.
    • Fas2/Planering
      Detaljarbete med vad som krävs för att starta upp projektet. Enligt de riktlinjer som givits utarbetas alla de förutsättningar som krävs för att genomföra projektet. Resursbehov och tidplan granskas av ledningsgruppen som ger godkännande till att gå vidare. Arbetet fokuserar på den "närliggande" verksamheten och omformulerar alla de riktlinjer som getts från Fas1/Start.
    • Fas3/Konstruktion
      Genom att analysera vad som behöver förändras hittas de aktiviteter som krävs för att ändra arbetssättet inom organisationen. Arbetet kräver att personer som är väl insatta i den pågående verksamheten aktivt deltar, troligen personer som själva jobbar i den aktuella verksamheten. Avvägningar görs för att hitta det enklaste och mest effektiva sättet att förändra samt hur denna förändring skall gå till. Alla detaljer utarbetas som krävs för att genomföra ändringarna enligt Fas2/Planering.
    • Fas4/Driftsättning
      Förändringar i arbetssätt införs i verksamheten. Resultaten övertas från projektet till driftsorganisationen som säkrar att processen kommer att fungera.
    • Fas5/Drift
      Den process som utarbetats behöver stödjas och förfinas under resans gång. För att ha bra koll på vad som sker i verksamheten är de mätvärden som definierats tidigare viktiga att övervaka. Alla mindre ändringar som behövs göras görs direkt av de som har tilldelats arbetsuppgiften i fas 5. Större förändringar föranleder en runda varpå ett nytt projekt startas. Mycket viktigt att information löpande ges till alla berörda om prestanda och egenskaper för processen i den dagliga driften. Missar man information om vad som händer i det dagliga arbetet tenderar hela processarbetet bli spolierat på längre sikt.
Kontakta oss så berättar vi mer!